Como configurar contato em grupo no sistema para usar com o Conversas.AI

O que é

A ferramenta “Contato em grupo” permite a configuração de envios automáticos de e-mails, SMS, notificações pelo aplicativo, GymBot e Conversas.AI para várias pessoas, imediatamente ou em um período específico.

Neste conhecimento ensino como realizar esse envio para clientes através do Conversas.AI.

Atenção: essa opção somente é apresentada para clientes que contrataram e utilizam o agente de inteligência artificial Conversas.AI.

Permissão necessária

É necessário ter a permissão: “7.10 – Enviar emails do tipo Mala Direta” habilitada no perfil de acesso do módulo ADM.

Como fazer

1. No módulo CRM, acesse o menu “Contato em Grupo“;

2. Na aba “Criar contato”, selecione a opção “Conversas AI“;

 

3. Independentemente do formato de comunicação escolhido, você pode criar uma nova mensagem ou aproveitar um modelo já existente;

3.1. Clique em “Criar um novo“.

4. Nessa etapa informe a instrução, ou seja, objetivo do contato do Conversas.AI, com os clientes;

Por exemplo: se o contato for uma cobrança, pode colocar algo tipo: – cumprimentar o cliente, informar que possui pendências em aberto e enviar o link de cobrança

Observação: O texto do prompt deve ter no máximo 1000 caracteres.

5. Após ajustar o texto da forma desejada, clique em “Prosseguir com o envio”;

6. Preencha o campo “Título” com as informações que deseja exibir no envio;

 

7. No campo “Evento Pré-definido” selecione a opção desejada do evento;

 

8. Defina a periodicidade do envio;

Atenção: a periodicidade muda conforme o tipo de evento pré-definido selecionado.

8.1. Configurando o envio “Instantâneo“, o sistema enviará apenas uma vez, sendo necessário criar um novo envio para as próximas vezes;

Observação: preencha os demais campos conforme serão apresentados

Atenção: a periodicidade muda conforme o tipo de evento pré-definido selecionado.

 

8.2. Configurando o envio como “Diariamente”, o sistema fará uma verificação automática todos os dias para identificar os alunos que se enquadram na configuração definida e enviará o contato automaticamente. Você também pode definir uma data final de envio para encerrar esse processo;

 

• Período de execução “X” até “X”: utilize estes campos para definir o intervalo em que serão enviados;
  Por exemplo: se configurar o período de 01/01/2024 até 01/08/2024, o sistema enviará automaticamente durante esses cinco meses.
• Horário de envio de “X” até “X” horas: utilize este campo para determinar o intervalo de horário em que serão enviados.
  Por exemplo: definindo das 08:00 às 20:00, as mensagens serão enviadas apenas dentro desse período.

Dica: sugerimos configurar o envio entre 08:00 e 20:00 para garantir que o cliente receba a comunicação de forma satisfatória, evitando, horários que possam incomodá-lo.

8.3. Selecionando a opção “Semanalmente”, o sistema envia automaticamente as mensagens uma vez por semana, no dia definido na configuração;

• Todos os dias da semana: marque este campo para definir os dias da semana em que o sistema enviará as mensagens;
  Por exemplo: você pode escolher enviar apenas às segundas, quartas e sextas, evitando excesso de envios e possíveis incômodos para os clientes.
• Período de execução “X” até “X”: utilize estes campos para definir o intervalo em que serão enviados;
  Por exemplo: se configurar o período de 01/01/2024 até 01/08/2024, o sistema enviará automaticamente durante esses cinco meses;
• Horário de envio de “X” até “X” horas: utilize este campo para determinar o intervalo de horário em que serão enviados;
  Por exemplo: definindo das 08:00 às 20:00, as mensagens serão enviadas apenas dentro desse período.

Dica: sugerimos configurar o envio entre 08:00 e 20:00 para garantir que o cliente receba a comunicação de forma satisfatória, evitando, horários que possam incomodá-lo.

8.4. Selecionando a opção “Mensalmente“,  o sistema envia automaticamente as mensagens mensalmente, no dia definido na configuração;

• Todos os meses: marque este campo para definir em quais meses o sistema enviará as mensagens. Você pode escolher todos os meses ou apenas meses específicos;
  Por exemplo: enviar apenas de janeiro a abril, realizando a ação apenas nesse período.
• Todos os dias da semana: marque este campo para definir em quais dias da semana o sistema enviará as mensagens. Você pode escolher todos os dias ou apenas dias específicos;
  Por exemplo: enviar apenas às segundas, quartas e sextas, evitando excesso de envios e possíveis incômodos para os clientes.
• Período de execução “X” até “X”: utilize estes campos para definir o intervalo em que serão enviados;
  Por exemplo: se configurar o período de 01/01/2024 até 01/08/2024, o sistema enviará automaticamente durante esses cinco meses;
• Horário de envio de “X” até “X” horas: utilize este campo para determinar o intervalo de horário em que serão enviados;
  Por exemplo: definindo das 08:00 às 20:00, as mensagens serão enviadas apenas dentro desse período.

Dica: sugerimos configurar o envio entre 08:00 e 20:00 para garantir que o cliente receba a comunicação de forma satisfatória, evitando, horários que possam incomodá-lo.

9. Para finalizar, clique em “Gravar e enviar“.

Saiba mais

Para saber como funciona as configurações do módulo CRM – Guia Email, clique aqui.

Para saber como configurar o E-mail no CRM, clique aqui.