Como devo fazer as operações para não ter problema com a emissão das Notas Fiscais

Como fazer

O processo de envio das Notas Fiscais com o Sistema Pacto é bem simples, porém se for deixado para última hora pode acarretar alguns problemas como demora da emissão das NFs, ou até mesmo suas notas não serem autorizadas com a data que gostaria, isso ocorre porque o processo de envio das suas notas fiscais funciona da seguinte forma.

As notas são enviadas do nosso sistema para o nosso servidor, com isso as mesmas são encaminhadas para o servidor da prefeitura, lá são processadas e retornam para o nosso servidor, onde são transmitidas para o nosso sistema como “AUTORIZADAS” ou “NEGADAS” e seus respectivos motivos (quando negadas).

As notas, ao serem enviadas pelo nosso sistema, entram em uma fila de envio, onde todas as notas são enviadas, e ao serem encaminhadas entram na fila do servidor da prefeitura, porém lá a Pacto não tem mais o controle, ou seja, alguns servidores de algumas prefeituras têm uma demanda muito alta no fim do mês, sendo assim pode acarretar demora e até mesmo falha nos retornos.

Outra coisa que ocorre bastante, é você abrir seu módulo de notas e se deparar com suas NFs todas “NEGADAS” ou com outro status não muito agradável como “ERRO NA GERAÇÃO“, quando vamos ver temos notas com falhas por endereço, CPF, e-mail entre outras opções que no cadastro são essenciais, esse retorno é dado porque algumas prefeituras consideram esse dados como obrigatórios, para a emissão das notas fiscais.

Outro ponto extremamente desagradável, e bem semelhante ao exemplo dado acima é quando vamos no nosso módulo de notas e nos deparamos com nossas notas fiscais “NEGADAS“, mas dessa vez por falhas em CFOP, ISS (Alíquota), PIS, COFINS entre outros impostos que temos para a emissão das NFS-e, NFC-e e NF-e, isso também é dado porque a sua prefeitura considera como obrigatório tais impostos na discriminação do produto ou serviço prestado.

Também é uma dor de cabeça quando seu certificado vence e você não percebe, ou não lembra, mas quando abre seu módulo de notas, estão lá todas as notas fiscais “NEGADAS“, sendo assim você terá de entrar em contato com sua contabilidade que irá solicitar o certificado, e quando eles lhe encaminharem você terá de entrar em contato com o suporte da Pacto, para que assim possamos atualizar o certificado digital da academia.

Algo muito importante que acontece TODOS os anos e é de extrema importância ser verificado, é o contato com a prefeitura, com alguma frequência as prefeituras realizam manutenções nos seus servidores, alteram rotas, alteram acesso, links, entre outros, sendo assim, TUDO isso deve ser reportado para nossa equipe, pois como explicado com as notas nos servidores, nosso sistema faz uma ponte com a prefeitura, e se por acaso perdemos tal comunicação, você pode ter muitos transtornos com suas notas, pois quando ocorre tais mudanças na prefeitura, nosso time de desenvolvimento faz toda a refatoração em nosso sistema readaptando algo, e avisado em cima da hora pode demorar bastante, então sempre quando a prefeitura reportar algo, repasse para a Pacto com URGÊNCIA.

Sendo assim, o que deve ser feito?

Bom, para evitar tais problemas no fim do mês com suas notas fiscais gerando transtornos e correndo risco de até mesmo ser multado(a), não deixe nada para a última hora, com isso vai aqui algumas dicas para não ter mais problemas com a emissão das suas notas fiscais:

1. Sempre quando for cadastrar, preencha o máximo de dados possível, dados citados acima como endereço, CPF e até mesmo o e-mail.

2. Sempre quando for realizar o cadastro de algum produto e for emitir NF do mesmo, em caso de venda, solicite à contabilidade os impostos para preencher no sistema.

3. Verifique sempre a data do seu certificado. A Pacto criou alguns recursos para lhe ajudar, tais como você mesmo poder atualizar seu certificado, sem depender do suporte (clique aqui para saber mais). E também o sistema irá te avisar (apresentando uma mensagem ao entrar no sistema), quando seu certificado estiver próximo do vencimento.

4. “Nunca deixe para amanhã o que pode ser feito hoje” é um ditado um tanto quanto conhecido, que também vale para a emissão das suas notas. Como explicado acima, o processo ocorre entre os servidores da Pacto e prefeituras. Não deixe para enviar suas notas no fim do mês, para evitar transtornos, sempre tenha uma rotina de envio, se você mesmo gosta de enviar suas notas para ter um acompanhamento bem de perto, tenha como padrão um envio semanal de um pequeno intervalo de dias, para não acarretar uma demora grande nas notas, ou pode configurar o envio totalmente automático pelo sistema, onde irá acompanhar apenas no seu módulo de notas.

5. E por fim uma dica essencial, acompanhe suas notas, o sistema Pacto com o eNotas, te fornece status bem mais fáceis de identificação para assim conseguir observar o porquê de suas notas terem sido NEGADAS ou com ERRO NA GERAÇÃO, assim corrigir e reenviá-las de uma forma prática e rápida. Sempre quando enviar suas notas faça um acompanhamento das mesmas no módulo, e caso tenha alguma dúvida, entre em contato com nossa equipe, que iremos lhe ajudar.

Saiba mais

Para saber como trabalhar com emissão de nota fiscal NF-e, clique aqui.

Para saber como trabalhar com emissão de nota fiscal NFC-e, clique aqui.

Para saber como trabalhar com emissão de nota fiscal NFS-e, clique aqui.

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