Como utilizar a ordem de compra no sistema

O que é

Quando a configuração “Habilitar ordem de compra ao lançar compra estoque” é ativada no sistema Pacto, todas as compras passam a exigir aprovação antes de avançar para o fluxo de contas a pagar, garantindo maior controle e conformidade com os processos internos. O sistema também solicitará autorização para registrar a compra no estoque, lançando a quantidade de itens, gerando automaticamente a conta a pagar.

Permissão necessária

É necessário ter as permissões “9.08 – Configurações do financeiro”, “5.10 – Produtos“, “12.06 – Configuração produto Estoque“, “12.01 – Compras”, “12.09 – Autorizar/Negar Compras” habilitadas no perfil de acesso no módulo ADM.

Como funciona

Habilitando a configuração

O primeiro passo é habilitar a configuração.

1. No menu lateral do sistema, selecione o ícone de Engrenagem;

2. Em seguida, clique em “Financeiro“;

3. Na guia “Configurações Gerais” marque as seguintes configurações;

Criar conta a pagar no financeiro ao lançar compra no estoque: ao marcar esta opção, uma conta a pagar será criada automaticamente no módulo financeiro após o lançamento de compras de produtos de estoque;

Habilitar ordem de compra ao lançar compra estoque: ao marcar esta opção, o sistema exigirá autorização para que uma compra lançada no estoque possa prosseguir, atualizando a quantidade de itens no estoque.

4. Clique em “Gravar” para salvar;

Cadastrando o produto

Em seguida, é necessário cadastrar o produto no sistema.

1. Na lupa de busca do sistema pesquise por “Produto“;

2. Ao carregar a tela, clique no botão “Cadastrar novo“;

3. Preencha os campos para criação do produto;

Descrição: informe o nome definido para o produto;

Tipo de produto: aqui você deve informar o comportamento do produto, nesse caso será “Ordem de Compra“;

Unidade de Medida: informa a unidade de medida desejada seja por unidade ou por gramas;

Categoria de Produto: selecione a categoria a qual este produto pertence, nesse caso será “Ordem de Compra“;

Valor: valor total que deseja cobrar pelo produto.

As demais opções no cadastro de produtos não têm necessidade de preenchimento.

4. Por fim, clique em “Gravar“;

5. O produto será configurado automaticamente no estoque, apresentando o estoque atual zerado e um estoque mínimo definido como 1 por padrão.

Configurando o rateio integração

Após essa etapa, será necessário realizar o rateio da integração.

1. Na lupa de busca do sistema, pesquise por “Rateio Integração”;

2. Na tela de Rateio Integração, há duas guias. Na guia “Categorias e Produtos“, será apresentada uma nova categoria chamada “Ordem de Compra“.

3. É necessário configurar um rateio específico para cada produto associado;

Atenção: o rateio automático será realizado apenas se o plano de contas for do tipo saída e a porcentagem for 100%. Esse rateio se aplica exclusivamente aos produtos do tipo “Ordem de Compra“, enquanto os produtos de outros tipos seguem o padrão habitual.

Tipo de Rateio: selecione o tipo de rateio que deseja adicionar;

Empresa: se o sistema tiver mais de uma unidade, selecione a empresa para a qual deseja ratear essa categoria;

Plano de Contas: clique em “Consultar” e escolha o plano de contas que deseja vincular a essa categoria;
Observação: quando clicado em “Centro de Custos” este campo será alterado para selecionar o centro de custo a ser rateado nesta categoria.

Percentagem: informe qual a percentagem que deve ser rateada no plano de contas ou centro de custos dessa categoria.

3.1. Preenchido os dados, clique no ícone  para adicionar, e em seguida clique em “Gravar“.

4. Ainda é possível configurar uma divisão no rateio, ou seja, ratear um produto em mais de um plano de contas ou em mais de um centro de custos.

Por exemplo: o produto LIMPEZA DE VIDROS será divido 50% para o plano de contas de “Vendas de Mercadorias” e 50% para o plano de contas “Maquinas e Equipamentos“, pois é repassado esse valor posteriormente para a empresa que realiza essas manutenções.

Cadastrando a compra

Nosso próximo passo é cadastrar a compra do produto.

1. Na lupa de busca do sistema pesquise por “Compra“;

2. O sistema irá apresentar a lista de compras já lançadas. Clique no botão “Cadastrar novo“;

3. Na guia “Dados da Compra” preencha todos os campos de cadastro necessários;

Fornecedor: selecione o fornecedor desta compra;

Descrição da Conta a Pagar: informe uma descrição para esta compra;

Número da Nota Fiscal: informe o número da nota fiscal desta compra;

Contato: informe o nome do contato com quem realizou a compra;

Telefone do Contato: informe o número de telefone do contato;

Data de Emissão: informe a data em que a nota fiscal foi emitida;

Data da Compra: informe a data da compra;
Observação: a data de lançamento da compra pode ser futura.

Número de Parcelas: selecione em quantas parcelas o valor da compra foi dividido (caso seja uma compra parcelada);
Observação: as contas serão criadas no Financeiro de acordo com a quantidade de parcelas informadas, com vencimentos para HOJE, 30, 60, 90 dias e assim por diante.

Anexar Documento: utilize esta opção para adicionar um documento desta compra, como por exemplo a nota fiscal;

Observações: adicione aqui uma observação se necessário.

4. Na guia “Produtos da Compra” você irá informar os produtos que comprou;

Produto: pesquise o nome do produto que será informado na compra;

Quantidade: informe a quantidade de compra do produto informado no campo anterior;

Valor Unitário: informe o valor unitário de compra do produto;

Desconto Total: informe valor de desconto, se houver.

5. Clique no ícone    para adicionar a compra do produto. Repita essa operação se houver mais de um produto para essa compra;

6. Por fim, clique em “Gravar“.

Atenção: o sistema não permite excluir uma compra lançada.

Autorizando uma ordem de compra

Seu estoque ainda não foi atualizado. Para que a compra seja aprovada, é necessário realizar essa autorização.

1. Na lupa de busca do sistema pesquise por “Compra“;

2. O sistema apresentará a lista de compras já lançadas, adicionando uma nova coluna chamada “Ordem de Compra“. Nessa coluna, será exibido o status do lançamento, que pode ser aprovado ou negado.

3. Localize e clique sobre o cadastro que deseja Autorizar/Negar.

Atenção: é necessário ter a permissão “12.09 – Autorizar/Negar Compras” para realizar essa ação.

3.1. Ao clicar em “Negar” o estoque não será atualizado, a compra será cancelada e nenhuma conta a pagar será lançada no financeiro;

3.2. Ao clicar em “Autorizar“, o estoque será atualizado com a quantidade de itens desta compra;

3.2.1. Uma nova conta a pagar também será lançada no financeiro referente a essa compra.

Saiba mais

Para saber como configurações da engrenagem Financeiro – guia Configurações Gerais, clique aqui.

Para saber como ver todas as despesas a pagar do mês (Contas a Pagar), clique aqui.

Para saber como cadastrar as compras de produtos de estoque, clique aqui.