Como utilizar a ordem de compra no sistema

O que é

Quando a configuração “Habilitar ordem de compra ao lançar compra estoque” é ativada no sistema Pacto, todas as compras passam a exigir aprovação antes de avançar para o fluxo de contas a pagar, garantindo maior controle e conformidade com os processos internos. O sistema também solicitará autorização para registrar a compra no estoque, lançando a quantidade de itens, gerando automaticamente a conta a pagar.

Permissão necessária

É necessário ter as permissões “9.08 – Configurações do financeiro”, “5.10 – Produtos“, “12.06 – Configuração produto Estoque“, “12.01 – Compras” e “12.09 – Autorizar/Negar Compras” habilitadas no perfil de acesso no módulo ADM.

Como funciona

Habilitando as configurações

1. No menu lateral do sistema, selecione o ícone de Engrenagem;

2. Em seguida, clique em “Financeiro“;

3. Na guia “Configurações Gerais” marque as seguintes configurações;

Criar conta a pagar no financeiro ao lançar compra no estoque: ao marcar esta opção, uma conta a pagar será criada automaticamente no módulo financeiro após o lançamento de compras de produtos de estoque;

Habilitar ordem de compra ao lançar compra estoque: ao marcar esta opção, o sistema exigirá autorização para que uma compra lançada no estoque possa prosseguir, atualizando a quantidade de itens no estoque.

4. Clique em “Gravar” para salvar;

Realizando uma solicitação de compra

O primeiro passo é a equipe fazer a solicitação de compra. Para isso, é preciso que a permissão “10.09 – Permitir cadastrar solicitação de compras” esteja habilitada.

1. Na lupa de busca do sistema, pesquise por “Solicitação de Compra“;

1.1. Outra forma é pelo menu lateral esquerdo, dentro do módulo ADM.

2. Você verá uma lista com todas as solicitações feitas anteriormente. Para criar uma nova, clique em “Realizar Solicitação“;

3. Preencha os campos conforme necessário;

Título: adicione um título para a sua solicitação;

Descrição do motivo da solicitação *: descreva o motivo da solicitação. Esse campo é obrigatório;

Realizar upload: se desejar, faça o upload de uma imagem relacionada à compra solicitada. Para isso, clique em “Upload de arquivo“.

Tipo: selecione a opção “Documento“;

Renomear arquivo: se precisar, adicione um novo nome para o arquivo;

Observação: insira alguma observação adicional.

Clique em “Gravar” para concluir o upload do arquivo.

3.1. Você pode adicionar quantos arquivos quiser. Também é possível visualizar, editar ou excluir os arquivos adicionados, clicando nos ícones correspondentes.

4. Para finalizar a solicitação, clique em “Enviar solicitação“.

4.1. Ela ficará na listagem com a situação “Pendente”, aguardando o próximo passo.

Depois que a solicitação for feita, a equipe ou pessoa responsável pelas compras financeiras deve aprovar ou negar essa solicitação. Para isso, é necessário que a permissão “10.10 – Permitir aprovar ou negar solicitação de compras” esteja habilitada.

1. Na tela de Solicitação de compras, selecione a compra que deseja aprovar ou negar;

2. Você poderá visualizar todas as informações adicionadas, como título, descrição e anexos. Clique em “Aprovar” para autorizar a solicitação ou em “Negar” para recusá-la;

2.1. Se escolher “Negar”, uma nova tela será exibida. Informe o motivo da negação e clique em “Confirmar negação”.

3. Se a compra for aprovada, ao clicar nela será mostrado o botão para o lançamento da compra. Ao clicar nesse botão, você será direcionado automaticamente para a tela de lançamento, onde poderá registrar a compra.

Cadastrando o produto

Em seguida, é necessário cadastrar o produto no sistema.

1. Na lupa de busca do sistema pesquise por “Produto“;

2. Ao carregar a tela, clique no botão “Cadastrar novo“;

3. Preencha os campos para criação do produto;

Descrição: informe o nome definido para o produto;

Tipo de produto: aqui você deve informar o comportamento do produto, nesse caso será “Ordem de Compra“;

Unidade de Medida: informa a unidade de medida desejada seja por unidade ou por gramas;

Categoria de Produto: selecione a categoria a qual este produto pertence, nesse caso será “Ordem de Compra“;

Valor: valor total que deseja cobrar pelo produto.

As demais opções no cadastro de produtos não têm necessidade de preenchimento.

4. Por fim, clique em “Gravar“;

5. O produto será configurado automaticamente no estoque, apresentando o estoque atual zerado e um estoque mínimo definido como 1 por padrão.

Configurando o rateio integração

Após essa etapa, será necessário realizar o rateio da integração.

1. Na lupa de busca do sistema, pesquise por “Rateio Integração”;

2. Na tela de Rateio Integração, há duas guias. Na guia “Categorias e Produtos“, será apresentada uma nova categoria chamada “Ordem de Compra“.

3. É necessário configurar um rateio específico para cada produto associado;

Atenção: o rateio automático será realizado apenas se o plano de contas for do tipo saída e a porcentagem for 100%. Esse rateio se aplica exclusivamente aos produtos do tipo “Ordem de Compra“, enquanto os produtos de outros tipos seguem o padrão habitual.

Tipo de Rateio: selecione o tipo de rateio que deseja adicionar;

Empresa: se o sistema tiver mais de uma unidade, selecione a empresa para a qual deseja ratear essa categoria;

Plano de Contas: clique em “Consultar” e escolha o plano de contas que deseja vincular a essa categoria;
Observação: quando clicado em “Centro de Custos” este campo será alterado para selecionar o centro de custo a ser rateado nesta categoria.

Percentagem: informe qual a percentagem que deve ser rateada no plano de contas ou centro de custos dessa categoria.

3.1. Preenchido os dados, clique no ícone  para adicionar, e em seguida clique em “Gravar“.

4. Ainda é possível configurar uma divisão no rateio, ou seja, ratear um produto em mais de um plano de contas ou em mais de um centro de custos.

Por exemplo: o produto LIMPEZA DE VIDROS será divido 50% para o plano de contas de “Vendas de Mercadorias” e 50% para o plano de contas “Maquinas e Equipamentos“, pois é repassado esse valor posteriormente para a empresa que realiza essas manutenções.

Cadastrando a compra

Nosso próximo passo é cadastrar a compra do produto.

1. Na lupa de busca do sistema pesquise por “Compra“;

2. O sistema irá apresentar a lista de compras já lançadas. Clique no botão “Cadastrar novo“;

3. Na guia “Dados da Compra” preencha todos os campos de cadastro necessários;

Fornecedor: selecione o fornecedor desta compra;

Descrição da Conta a Pagar: informe uma descrição para esta compra;

Número da Nota Fiscal: informe o número da nota fiscal desta compra;

Contato: informe o nome do contato com quem realizou a compra;

Telefone do Contato: informe o número de telefone do contato;

Data de Emissão: informe a data em que a nota fiscal foi emitida;

Data da Compra: informe a data da compra;
Observação: a data de lançamento da compra pode ser futura.

Número de Parcelas: selecione em quantas parcelas o valor da compra foi dividido (caso seja uma compra parcelada);
Observação: as contas serão criadas no Financeiro de acordo com a quantidade de parcelas informadas, com vencimentos para HOJE, 30, 60, 90 dias e assim por diante.

Anexar Documento: utilize esta opção para adicionar um documento desta compra, como por exemplo a nota fiscal;

Observações: adicione aqui uma observação se necessário.

4. Na guia “Produtos da Compra” você irá informar os produtos que comprou;

Produto: pesquise o nome do produto que será informado na compra;

Quantidade: informe a quantidade de compra do produto informado no campo anterior;

Valor Unitário: informe o valor unitário de compra do produto;

Desconto Total: informe valor de desconto, se houver.

4.1. Clique no ícone    para adicionar a compra do produto. Repita essa operação se houver mais de um produto para essa compra.

Dica: caso queira importar e preencher automaticamente os dados e produtos de uma nota fiscal de compra, utilize a guia “Importar XML de NFE”. Para saber mais sobre como esse processo funciona, clique aqui.

Atenção: ao usar essa opção, não será necessário preencher manualmente as guias “Dados da Compra” e “Produtos da Compra”, pois o sistema fará esse preenchimento de forma automática após a importação do XML.

5. Caso a compra seja parcelada, na guia “Financeiro” é possível gerenciar cada parcela individualmente, definindo a data de vencimento e o valor de cada uma;

Parcela: selecione qual parcela deseja personalizar;

Data vencimento: informe a data de vencimento da parcela selecionada;

Valor : informe o valor dessa parcela;

Código de Barras: adicione o código de barras dessa parcela caso se trate de um pagamento em boleto.

5.1. Clique no ícone    para adicionar a parcela. Repita essa operação se houver mais de uma parcela para essa compra;

5.2. Você pode editar uma parcela clicando neste ícone ou excluí-la clicando aqui .

6. Por fim, clique em “Gravar“.

Atenção: o sistema não permite excluir uma compra lançada.

Autorizando uma ordem de compra

Seu estoque ainda não foi atualizado. Para que a compra seja aprovada, é necessário realizar essa autorização.

1. Na lupa de busca do sistema pesquise por “Compra“;

2. O sistema apresentará a lista de compras já lançadas, adicionando uma nova coluna chamada “Ordem de Compra“. Nessa coluna, será exibido o status do lançamento, que pode ser aprovado ou negado;

3. Localize e clique sobre o cadastro que deseja Autorizar/Negar;

Atenção: é necessário ter a permissão “12.09 – Autorizar/Negar Compras” para realizar essa ação.

3.1. Ao clicar em “Negar” o estoque não será atualizado, a compra será cancelada e nenhuma conta a pagar será lançada no financeiro;

3.2. Ao clicar em “Autorizar“, o estoque será atualizado com a quantidade de itens desta compra.

4. Uma nova conta a pagar também será lançada no financeiro referente a essa compra.

4.1. Caso a compra seja parcelada, suas parcelas serão exibidas no relatório “Contas a Pagar”, conforme o cadastro realizado na guia Financeiro;

4.2. Na guia financeiro, dentro do cadastro da conta, o sistema também exibe a situação de cada parcela da compra. Inicialmente, elas aparecem como “Em Aberto” e, após o pagamento, a situação muda para “Pago”, sendo exibida também a data em que foram quitadas.

Saiba mais

Para saber como configurações da engrenagem Financeiro – guia Configurações Gerais, clique aqui.

Para saber como ver todas as despesas a pagar do mês (Contas a Pagar), clique aqui.

Para saber como cadastrar as compras de produtos de estoque, clique aqui.

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