Como verificar as configurações de Cancelamento da empresa

O que é

O sistema possui dois locais para configurar cancelamento de contrato, no cadastro do plano e no cadastro da empresa.

Neste conhecimento explicamos as configurações de cancelamento da Empresa.

Permissão necessária

É necessário ter a permissão “2.10 – Empresa” habilitada no perfil de acesso do módulo ADM.

Como fazer

1. Na lupa de busca do sistema, pesquise por “Empresa“;

2. Ao acessar é apresenta a tela para selecionar a empresa que deseja configurar;

3. Logo, clique sobre a guia “Cancelamentos” para realizar as configurações;

Retroceder ao valor do plano mensal no cálculo do cancelamento com devolução: marque esta opção caso deseje que o sistema retroceda ao valor do plano mensal, para realizar o cálculo do cancelamento. Assim, quando a opção estiver desmarcada a forma de cálculo irá se basear no número de dias do contrato. Quando estiver marcada o sistema irá calcular baseado no plano mensal. Para melhor entender como funcionará o cálculo, serão apresentados as duas formas de cálculo possíveis no sistema abaixo;

Cálculo atual: com a configuração marcada o sistema permanecerá no cálculo atual que se baseia na seguinte fórmula: MULTA = (valor base contrato – valor utilizado) *0,02 (considerando a multa como 2%). VALOR UTILIZADO = (valor Mensal do plano/30) *número de dias utilizados.

Cálculo novo: com a configuração desmarcada o sistema permanecerá no cálculo atual que se baseia na seguinte fórmula: MULTA = (Valor Base Contrato – Valor Utilizado) *0,02 (considerando a multa como 2%). VALOR UTILIZADO = (Valor base contrato / número dias do contrato) *número de dias utilizados.

Enviar E-mail Cancelamento: com esta opção habilitada, ao finalizar o cancelamento do aluno será disponibilizado na janela do cancelamento um botão para enviar um e-mail com o comprovante para o cliente;

Tipo de cancelamento de planos recorrentes: esta configuração disponibiliza 4 opções de cancelamento para os planos com o tipo recorrência, são eles:

1. Cancelamento padrão: o cálculo de cancelamento padrão é realizado da seguinte forma: VB ÷ QDC = VD » VD x QDU = VU » VP – VU = Valor do Cancelamento (este pode ser positivo ou negativo);

VB: Valor Base do Contrato;

QDC: Quantidade de dias do contrato (é contabilizado somente os dias adquiridos na compra do plano, todos os dias adicionados por operações de afastamento ou bônus, não são contabilizados);

VD: Valor do Dia do contrato;

QDU: Quantidade de dias utilizados;

VU: Valor utilizado;

VP: Valor Pago.

2. Cancelamento com cálculo de antecedência para vencimento da próxima parcela: ao selecionar esta opção, o sistema aplicará a regra onde o aluno deve informar o desejo de cancelar com X dias de antecedência em relação à data de vencimento da próxima parcela. Nesse caso, a próxima parcela será cobrada, mas o término do contrato será conforme a data de cancelamento informada no campo “Data de Cancelamento”. Se o contrato do aluno estiver chegando ao fim e não houver parcelas futuras para cobrança, o contrato terminará sem a cobrança da próxima parcela, pois não há mais parcelas a serem cobradas;

Ao selecionar esta configuração, o sistema apresentará as seguintes opções:

Aplicar percentual da multa em relação ao total do contrato: ao marcar esta configuração, o sistema aplicará a porcentagem da multa, conforme definida no cadastro do plano, sobre o valor total do contrato;

Avisar com até quantos dias de antecedência: a quantidade de dias será contada a partir da data de lançamento do cancelamento para cobrar a próxima parcela, independentemente da data de cancelamento informada na primeira tela de cancelamento. Por exemplo, se o prazo for definido em 15 dias, isso significa que o aluno que desejar cancelar deve avisar com até 15 dias de antecedência em relação ao vencimento da próxima parcela;
Exemplo¹: um aluno pede para cancelar seu plano no dia 03/02/2021. O vencimento da próxima parcela em aberto é no dia 14/02/2021, resultando em uma diferença de 11 dias entre a data de cancelamento e a data de vencimento da próxima parcela. Isso significa que o cliente não avisou com mais de 15 dias de antecedência e, portanto, terá que pagar a próxima parcela em aberto no valor total no ato do cancelamento.
Exemplo²: um aluno pede para cancelar seu plano no dia 03/02/2021. O vencimento da próxima parcela em aberto é no dia 20/02/2021, resultando em uma diferença de 17 dias entre a data de cancelamento e a data de vencimento da próxima parcela. Isso significa que o cliente avisou com mais de 15 dias de antecedência e, portanto, não terá que pagar a próxima parcela em aberto, podendo seguir com o cancelamento normalmente.

Porcentagem da multa sobre parcelas atrasadas: defina neste campo uma porcentagem de multa a ser cobrada sobre as parcelas em atraso. Assim, caso o cliente tenha alguma parcela atrasada, no ato do cancelamento será cobrado o valor total dessa parcela atrasada, além da multa aplicada sobre ela.

Cobrar multa sobre parcelas restantes em aberto dos seguintes planos: caso deseje cobrar multa sobre as parcelas restantes em aberto do cliente, defina aqui os códigos dos planos sobre os quais a multa será aplicada.;

Porcentagem da multa sobre parcelas restantes em aberto: defina o percentual da multa que será aplicado sobre as parcelas em aberto restantes dos planos, conforme configurado anteriormente, no momento do cancelamento do aluno;

Cobrar multa sobre parcelas restantes para planos lançados até a data: a cobrança de multa será aplicada apenas às parcelas restantes dos planos lançados até a data definida neste campo. Ou seja, mesmo que o código do plano tenha sido definido no campo “Cobrar multa sobre parcelas restantes em aberto dos planos“, se o plano do aluno que está cancelando foi lançado após a data definida aqui, não será cobrada multa sobre as parcelas restantes;
Observação: após concluir o cancelamento, todas as parcelas que o cliente deve pagar serão consolidadas em um único montante, com a data de vencimento sendo a mesma da próxima parcela em aberto, independentemente se ele teve que pagar a próxima parcela em aberto ou não. Esse montante incluirá a próxima parcela em aberto, as parcelas atrasadas e a multa sobre as parcelas atrasadas, sendo denominado “Parcela de cancelamento“. Se o aluno não tiver uma próxima parcela, os valores do cancelamento serão gerados com a data de vencimento de hoje.

Atingir somente contratos lançados a partir do dia: defina uma data neste campo para que os planos lançados a partir dessa data sejam considerados;

Gerar parcela de multa separada no cancelamento com cálculo de antecedência: ao ativar esta configuração, o sistema criará uma parcela separada para a multa do cancelamento, calculada antecipadamente. Além disso, as parcelas que ainda precisam ser cobradas, conforme o cálculo do cancelamento, permanecerão em aberto.

Permitir alterar data final de contrato no cancelamento: marque esta configuração caso deseje que, durante o processo de cancelamento, o usuário possa informar manualmente a data final do contrato do aluno;

Utilizar cálculo de antecedência também no cancelamento automático de contratos fora do regime de recorrência: ao ativar esta configuração, o cancelamento automático de contratos não recorrentes será feito com base no cálculo de antecedência para o vencimento da próxima parcela;

Avaliar Data Cancelamento para Validar Parcelas Vencidas: marque esta configuração caso deseje que o sistema utilize a data informada no cancelamento para validar as parcelas vencidas que serão cobradas do aluno.

3. Cancelamento com obrigatoriedade de pagamento da próxima parcela e 30 dias de acesso: selecione esta opção, caso deseje que seja obrigatório a cobrança da próxima parcela e o aluno terá mais 30 dias de acesso. Ao selecionar será apresentada a seguinte opção:

Avaliar Data Cancelamento para Validar Parcelas Vencidas: ao marcar esta opção, o sistema irá utilizar a data informada no cancelamento, para validar as parcelas vencidas que serão cobradas do aluno.

4. Cancelamento avaliando parcelas: este tipo de cancelamento realiza o calculo de multa avaliando as parcelas que ainda estão em aberto do contrato (caso o contrato não possua mais parcelas em aberto, não será gerado valor de multa).

Por exemplo:

Valor das parcelas em aberto: R$ 260,00;

Porcentagem configurada no plano para aplicar a multa: 10%;

Calculo: R$ 260,00 – 10% = R$ 26,00 (valor da multa).

Aplicar percentual da multa em relação ao total do contrato: ao marcar esta configuração, o sistema aplicará a porcentagem da multa, conforme definida no cadastro do plano, sobre o valor total do contrato.
Atenção: ao marcar essa configuração, ela prevalecerá sobre a anterior, fazendo com que a multa seja calculada com base no valor total do contrato, em vez das parcelas que ainda estão em aberto.

Apresentar transações aprovadas no cancelamento: essa configuração só é apresentada para os Colaboradores Pacto, quando o cliente utiliza o tipo de cancelamento avaliando parcelas. Ao marcar essa opção no momento do cancelamento, é possível realizar o estorno das cobranças já efetuadas.
Observação: para habilitar a configuração mencionadas acima, basta solicitar um suporte em nossa Central de Relacionamento.

Gerar Remessa de Produto do Tipo ” QU ” Quitação de Cancelamento: ao marcar esta configuração, o sistema irá gerar remessas de produtos do tipo QU(Quitação de Cancelamento), que nada mais é do que as parcelas que foram geradas após o cancelamento do contrato. Serão geradas na data de cobrança da parcela normalmente;

Cancelamento automático de parcelas para contratos em regime de recorrência: esta opção atinge somente os contratos de regime recorrência, onde irá realizar o cancelamento das parcelas dos contratos em regime recorrência. Ao selecionar esta configuração serão apresentados as seguintes opções:

Todas parcelas: será cancelado o contrato após “X” parcelas consecutivas (vencidas) para cancelamento automático e todas as parcelas do plano que estão em aberto serão canceladas;

Parcelas maior ou igual mês atual: o contrato será cancelado após “X” parcelas consecutivas (vencidas) para cancelamento automático e serão canceladas apenas as parcelas maiores igual ao mês em que o cancelamento foi efetuado as anteriores continuarão no caixa em aberto;

Ao habilitar a configuração “Parcelas maior ou igual mês atual “é apresentada uma nova configuração “Zerar valor do Cancelamento“, onde permite habilitar para que o sistema zere o valor gerado de uma transferência ou devolução no momento do cancelamento.

Parcelas maiores que a data de cancelamento: o contrato será cancelado após “X” parcelas consecutivas (vencidas) para cancelamento automático e serão canceladas apenas as parcelas a partir da data que o cancelamento foi efetuado as anteriores continuarão no caixa em aberto;

Ao habilitar a configuração “Parcelas maiores que a data de cancelamento “é apresentada uma nova configuração “Zerar valor do Cancelamento“, onde permite habilitar para que o sistema zere o valor gerado de uma transferência ou devolução no momento do cancelamento.

Cancelamento por transferência do aluno entre empresas: ao realizar o cancelamento do contrato do aluno, e transferir ele para outra unidade, ao selecionar esta opção, o sistema irá cancelar as parcelas restantes desse aluno;

Cancelamento por mudança de plano: ao selecionar esta opção, quando o aluno fizer a mudança de plano em regime recorrência, o sistema irá cancelar as parcelas em aberto do contrato que está sendo cancelado;

Tolerância de parcelas vencidas seguidas para cancelamento automático de contratos em regime de recorrência: após “X” parcelas consecutivas vencidas o contrato será cancelado e as parcelas ficarão de acordo com as duas configurações definidas acima: todas parcelas, parcelas maior igual mês atual ou parcelas maiores que a data de cancelamento. Só funciona se na configuração do Plano, a opção “Renovável Automaticamente” estiver marcada;

Observação¹: parcelas de ANUIDADE/ADESÃO não são consideradas para “X” parcelas consecutivas para o cancelamento automático.

Observação²: a configuração “Número de parcelas seguidas para cancelamento automático” é válida apenas para planos recorrência onde, funcionará se a configuração (cadastro do plano) ABA – recorrência: “Quantidade Dias após Vencimento para Cancelamento Automático” for diferente de “0” (zero). Caso a configuração EMPRESA – Parcelas consecutivas para cancelamento automático estiver = zero, o sistema irá obedecer a configuração de “Qtde Dias após Vencimento para Cancelamento Automático” dentro do cadastro do plano.

Tolerância de parcelas vencidas seguidas para cancelamento automático de contratos fora do regime de recorrência: quando for fazer a próxima cobrança, após “X” parcelas consecutivas vencidas o contrato irá ser cancelado e as parcelas ficarão de acordo com as duas configurações definidas acima: todas parcelas, parcelas maior igual mês atual ou parcelas maior que a data cancelamento. Só funciona se na configuração do Plano, a opção “Renovável Automaticamente” estiver marcada;

Quantidade de dias úteis após o vencimento da parcela para cancelamento de contratos fora do regime de recorrência: ao definir um número de dias úteis, o sistema só cancelará os contratos que não são do regime de recorrência após esse período configurado. Vale lembrar que essa configuração afeta apenas planos que não são do regime de recorrência e que são renováveis automaticamente. Caso informado zero será considerado como desabilitado;
Por exemplo: se você configurar 3 dias úteis, o sistema cancelará os contratos apenas quando o atraso for de 4 dias úteis ou mais. Se o atraso for inferior a esse período, o sistema não realizará o cancelamento.

Considerar apenas parcelas do tipo Plano para o cancelamento automático: com esta opção marcada, o sistema irá considerar somente as parcelas do tipo Plano, caso tenha alguma parcela renegociada ou de venda avulsa, o sistema não irá considerar;

Não gerar valores no cancelamento automático: habilitando essa opção, o sistema não gera valores residuais como quitações de cancelamento, multas, taxas, etc., no momento do cancelamento automático do plano;
Observação: Lembre-se que essa configuração não cancela as parcelas vencidas em atraso do cancelamento.

Gerar parcela de quitação no cancelamento automático: ao marcar esta opção o sistema irá gerar automaticamente uma parcela de quitação para o cancelamento;

Aplicar multa na mudança de plano: ao marcar esta opção será gerado multa nas mudanças de planos do cliente. Somente será gerada a multa para plano que forem realizado Downgrade(redução de valores no contrato);

Aplicar Multa/Juros nas parcelas atrasadas do cancelamento: ao marcar esta opção, o sistema aplicará multas e juros nas parcelas atrasadas, deixando-as disponíveis no caixa em aberto;
Observação¹: a configuração “Cobrança de Multa/Juros” na aba de cobrança precisa estar habilitada para que a funcionalidade opere corretamente.
Observação²: caso a opção de cancelar todas as parcelas do contrato no momento do cancelamento esteja selecionada, o sistema também cancelará os juros e multas gerados, juntamente com as parcelas.

Gerar parcela de quitação proporcional com saldo remanescente: ao marcar, o sistema irá permitir que no cancelamento do contrato seja gerado um saldo proporcional aos dias utilizados durante o contrato;

Não cobrar multa de cancelamento de contrato do tipo renovação: ao marcar esta opção o sistema não irá cobrar multa de cancelamento para os contratos de renovação;

Não cobrar multa de cancelamento se todas as parcelas estiverem pagas: ao marcar esta opção o sistema não irá realizar a cobrança de multa para as parcelas que já estão pagas;

Isentar cancelamento até 7 dias: ao marcar esta opção, após o aluno adquirir o plano, ele terá 7 dias para realizar o cancelamento, conforme previsto no Código de Defesa do Consumidor, sem a cobrança de multa. Após esse período, o cancelamento estará sujeito à cobrança de multa;

Cancelar automaticamente contratos não renováveis fora do regime recorrência: caso habilitado o sistema irá cancelar todo tipo de contrato fora do regime de recorrência mesmo que o contrato não seja renovado automaticamente;

Tolerância para cancelar automaticamente contratos não assinados: configurando a tolerância neste campo, o sistema cancelará automaticamente os contratos que não forem assinados dentro do prazo definido;

Marcar pra devolver recebíveis automaticamente de cheque e cartão: marcando essa configuração, o sistema seleciona automaticamente os recebíveis de cheque e cartão, calculando o valor total a ser devolvido. Se o valor não corresponder, um valor parcial será descontado do cartão para garantir um saldo zero.

4. Após realizar qualquer alteração, clique em “Gravar“.

Saiba mais

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