Como registrar um agendamento no módulo CRM

O que é

A ferramenta “Agendar” serve para auxiliar no planejamento de contato com os clientes, seja por meio de “Aula Experimental“, “Ligação” ou “Visita“. Isso possibilita um controle automático desses contatos e simplifica o processo de conversão em vendas.

Permissão necessária

É necessário ter as permissões “7.15 – Agendas“, “7.21 – Visualizar metas” e “7.23 – Realizar Contato” habilitadas no perfil de acesso do módulo ADM.

Como fazer

Realizando o agendamento pelas fases da Meta Diária do módulo CRM

1. Em qualquer fase é possível agendar uma “Aula Experimental“, “Ligação” ou “Visita“. Para isso, enquanto estiver realizando a meta, clique no botão “Agendar“. Após, escolha qual será o “Tipo de Agendamento” e preencha as informações.

1.1. Aula experimental;

Colaboradores: informe o nome do colaborador que deve confirmar a presença do aluno;

Modalidade: informe a modalidade a qual será agendado a aula experimental;

Tipo Professor: selecione qual o tipo professor é responsável pela aula;

Professor: selecione o nome do professor responsável pela aula;

Agendar para: informe o dia, a hora e os minutos do agendamento da aula experimental, para esse aluno.

1.1.1. Para finalizar a ação, clique em “Concluir“.

1.2. Ligação;

Colaboradores: informe o nome do colaborador que deve entrar em contato com o cliente;

Agendar para: informe o dia, a hora e os minutos do agendamento da ligação.

1.2.1. Para finalizar a ação, clique em “Concluir“.

1.3. Visita.

Colaboradores: informe o nome do colaborador que deve acompanhar o cliente na visita;

Agendar para: informe o dia, a hora e os minutos do agendamento da visita do cliente.

1.3.1. Para finalizar a ação, clique em “Concluir“.

Realizando o agendamento de forma avulsa pelo próprio perfil do aluno

1. Ao acessar a tela do cliente desejado, localize e clique no ícone  em seguida em “Relacionamento”. Em seguida, clique em “Contato Avulso“;

1.1. Após, clique em “Contato Avulso“;

2. Logo o sistema apresenta a tela do contato, onde deve descrever o “Comentário” e clicar em “Agendar“.
Observação: a operação de agendamento é a mesma da meta diária, selecione o tipo de agendamento para concluir.

Realizando o agendamento pelo módulo Agenda (aula de turma)

1. No menu lateral do módulo Agenda, clique em “Agenda de aulas“;

2. Será apresentada a agenda de aulas, identifique a aula que deseja agendar horário para o aluno e clique sobre ela;

3. No campo “Inserir um aluno na aula”, informe o nome ou a matrícula do cliente que deseja agendar a aula experimental, e selecione o aluno na listagem;

Observação: caso sua empresa esteja configurada para validar se o cliente possui a modalidade da aula no contrato antes de liberar o agendamento, como a pessoa que está reservando a vaga na aula não possui contrato ativo para esta modalidade, será apresentado um pop-up indicando que para reservar a vaga é necessário lançar um “Freepass” para este, desta forma a reserva entrará como “Aula Experimental“. Caso concorde, clique em “Salvar“.

4. Logo já consegue visualizar na tela da aula o agendamento como aula experimental.

Observação: ao fazer a reserva na aula, no módulo CRM será lançado automaticamente um agendamento de “Aula Experimental“. Consequentemente é apresentando nas fases de agendamentos, caso seja uma reserva para data futura, de acordo com o dia e horário da aula.

Possíveis fluxos A e B a se seguir para confirmar a presença do aluno

O aluno realizou o agendamento e de fato compareceu à academia para conhecer. Neste caso será realizado a confirmação de comparecimento na meta de “Agendados presencial” ou diretamente na aula no qual o cliente foi realizado a sua inclusão de agendamento.

Atenção: ao realizar a confirmação de presença do aluno o cadastro de visitante será criado automaticamente, não sendo necessário a criação, caso seja realizado a inclusão do cadastro do cliente manualmente o cadastro será duplicado no sistema.

Fluxo A: confirmando presença pela meta

1. Com agendamento realizado, confirme o comparecimento do cliente na meta de “Agend. Presenciais“.

Atenção: ao ser marcada a presença na meta de agendamento, a presença do cliente será confirmada automaticamente na agenda.

Fluxo B: confirmando presença pela agenda de aula

Aluno realizou o agendamento e de fato e compareceu à academia para conhecer. Neste caso será realizado a confirmação de presença na agenda de aula.

Atenção: ao ser marcada a presença pela agenda de aulas, na meta de agendamento será confirmado o comparecimento.

1. Na lupa de busca do sistema pesquise por “Agenda de aulas“;

2. Já na agenda, localize e clique sobre a aula que deseja inserir o aluno;

3. Confirme a presença do cliente clicando no ícone  .

No ícone   pode confirmar a presença do aluno;

No ícone  pode remover o aluno da aula;

No ícone   pode fixar o aluno nas aulas futuras.

Saiba mais

Para saber como funcionam as fases da meta diária do CRM, clique aqui.

Para saber como funciona o relatório de agendamentos do CRM, clique aqui.

Para saber como funciona o BI Aulas experimentais do ADM, clique aqui.