Integração sistema Pacto e TotalPass

O que é

A “TotalPass” é um benefício corporativo que incentiva o bem-estar integral, promovendo a mudança de hábitos e cuidados com a saúde física e mental. É uma plataforma digital que oferece acesso a uma variedade de atividades de condicionamento físico e bem-estar, incluindo academias, estúdios e outros serviços relacionados, por meio de um modelo baseado em assinatura.

Essa integração oferece aos clientes TotalPass uma maneira fácil de acessar a sua unidade. Basta realizar a integração entre as plataformas e cadastrar o CPF do cliente no sistema para que o acesso à unidade aconteça automaticamente. Essa integração centraliza as informações em um único lugar e possibilita uma comunicação mais fácil e rápida entre as plataformas.

Atenção: caso utilize catraca, é necessário abrir um suporte solicitando a atualização manual da versão do acesso web.

Permissão necessária

É necessário ter as permissões “Configurações Empresa”, “Utilizar módulo Agenda“, “Cadastros do módulo Agenda” e “Cadastrar aulas” habilitadas no perfil de acesso do módulo Treino. E a permissão “2.04 – Clientes” habilitada no perfil de acesso do módulo ADM.

Como fazer

Configuração realizada no portal da TotalPass

Antes de iniciar a configuração da nova integração, o cliente precisa ter a place_api_key, que é o identificador da academia fornecido pela TotalPass. Para obter essa informação, siga o passo abaixo:

1. Acesse o portal da TotalPass, clique na opção “Integração” e, em seguida, na aba “Integrações Novas”.

Atenção: caso não consiga localizar essa informação, entre em contato com o suporte da TotalPass.

Configuração realizada no sistema Pacto

1. No menu lateral, clique no ícone  para acessar as configurações;

2. Em seguida, clique em “Integrações”;

3. Selecione a empresa que deseja realizar a configuração;
Observação: este campo só apresenta para selecionar as unidades, quando a empresa possui no mesmo banco de dados mais de uma unidade configurada.

4. Será apresentada esta tela com todas as integrações disponíveis. Clique sobre a aba “Treino” e localize a integração “TotalPass”;

5. Habilite a opção “Utilizar nova integração”. Ao ativá-la, os campos antigos serão ocultados e um novo campo será exibido para preenchimento com a place_api_key da academia;

6. Em seguida, clique em “Ativar” e depois em “Salvar alterações” para concluir o processo.

7. O sistema exibirá as seguintes notificações;

Integração salva com sucesso: indica que os dados foram gravados corretamente no banco do ZW;

Dados da integração salvos com sucesso no webhook: indica que a place_api_key foi autenticada com sucesso na API da TotalPass e que a URL do webhook da academia foi enviada corretamente para a TotalPass.

7.1. Se for informada uma place_api_key incorreta, o sistema não conseguirá autenticar a conexão com a API da TotalPass e exibirá a seguinte notificação “Retorno 401 API TotalPass: Autorização de acesso à API da TotalPass rejeitada”, indicando que a place_api_key está incorreta.

8. Agora que a sua integração esta ativa, clique sobre a opção “TotalPass” para acessar mais configurações;

9. Na guia “Configuração Pacto” é possível personalizar no sistema Pacto algumas configurações adicionais.
Atenção: Essas configurações são exclusivas para o sistema e aplicativo da Pacto.

Limite de acessos por dia: defina neste campo quantos acessos na catraca o cliente TotalPass poderá realizar por dia. Se informar 0 (zero) esta configuração não será validada;

Limite de aulas por dia: defina neste campo, quantas aulas o usuário poderá marcar por dia no aplicativo Treino ou no sistema Pacto. Se informar 0 (zero) esta configuração não será validada;
Observação: esta configuração limita somente alunos TotalPass que utilizam marcação de aulas coletivas pelas ferramentas da Pacto (Agenda, App Treino e RetiraFichas).

Permitir TotalPass executar o WOD: marque esta configuração caso trabalhe com a modalidade Cross e deseje que o aluno TotalPass, ao acessar o aplicativo Treino, possa executar o Wod.

9.1. Ao finalizar as configurações clique em “Salvar alterações”.

Disponibilizando a Aula coletiva para os alunos TotalPass

Para que suas aulas sejam apresentadas no App Treino para os alunos TotalPass, realize a configuração abaixo:

1. No campo de busca pesquise por “Configurar Aulas“;

2. Selecione a aula que deseja configurar para ser apresentada no App Treino para os alunos TotalPass;

3. Marque a opção “Aula disponível para alunos TotalPass?“;

4. Clique em “Salvar” para salvar a configuração.

Observação: realize este processo em todas as aulas, caso trabalhe com aulas coletivas e deseje que sejam apresentadas no App Treino para os alunos TotalPass.

Cadastro do aluno TotalPass no sistema Pacto

Atenção: Para liberar o aluno para utilizar sua empresa, siga estas etapas:

O aluno realiza o check-in no aplicativo.

Em seguida, dirige-se à recepção para fazer o cadastro.

O colaborador realiza o cadastro, informando o CPF e registrando o meio de acesso, seja Facial ou Digital.

Por fim, é feita a primeira e única autorização manual.

Após essa configuração inicial, o aluno precisará apenas realizar o check-in no aplicativo para acessar a catraca com o meio de acesso cadastrado.

1. A TotalPass utiliza o CPF para validar o aluno. Por isso o cliente TotalPass precisa ter cadastro no sistema Pacto com o campo CPF devidamente preenchido;

1.1. Caso o cliente ainda não tenha cadastro no sistema, basta realizar um cadastro de visitante clicando no ícone “Incluir Cliente“, conforme vemos abaixo;

1.2. Caso o cliente já tenha cadastro no sistema, mas não tenha o CPF preenchido, clique no ícone no bloco dos “Dados Pessoais” na tela do aluno e preencha o campo CPF.

Atenção: O serviço não funciona para alunos com a situação Ativa.

2. Em seguida, o aluno deverá realizar o check-in no aplicativo TotalPass. Para saber como realizar o check-in no aplicativo, clique aqui;

Observações:

A TotalPass permite apenas um check-in por dia;

O aluno só pode fazer o check-in na academia se estiver a uma distância de até 500 metros;

Após efetuar o check-in, o aluno tem um prazo de até 90 minutos para validá-lo junto à academia;

A academia consegue verificar os check-ins realizados pelo portal da TotalPass, em “Check-ins” e depois em “Check-ins confirmados“.

3. É necessário realizar a autorização no primeiro acesso do aluno TotalPass, para isso, acesse o ícone o cadastro do aluno desejado, clique na opção “TotalPass” e, em seguida, em “Autorizar“;

3.1. Selecione a opção “Autorizar“;

Observação: ao realizar a autorização de acesso, o sistema envia as informações para a plataforma da TotalPass, que verifica se a assinatura dele com a TotalPass está em dia, caso a assinatura esteja vencida ou o aluno não tenha realizado o check-in, a autorização de acesso será negada.

4. Faça o cadastro da digital ou facial do cliente para que o aluno possa acessar a academia. Das próximas vezes o acesso ocorrerá de forma automática, não sendo necessário autorizar o acesso;

Atenção: se o aluno estiver com parcelas vencidas no caixa em aberto, referentes a algum serviço ou produto contratado na empresa, o sistema impedirá o acesso pela catraca.

Observação: O sistema também verifica se a configuração realizada de “Limite de acessos por dia” foi respeitada, caso o limite de acessos diários for ultrapassado, o acesso será bloqueado.

4.1. Caso o aluno tente acessar a catraca sem ter feito o check-in no aplicativo TotalPass, seu acesso será negado, e o sistema retornará com a seguinte mensagem.

5. Se a sua empresa não possuir catraca, será necessário “Autorizar Acesso” conforme passo 4 em todos os acessos do cliente à academia;

6. Um passe livre será lançado para este aluno e ficará registrado em seu histórico de “Períodos de acesso“;

7. No cadastro do aluno será apresentada uma nova situação . Esta situação é apresentada para clientes que possuem pelo menos um acesso na sua empresa do tipo TotalPass independente da data em que foi registrado esse acesso;

8. Também é possível verificar o histórico de acessos deste aluno pela TotalPass. Neste histórico, são registradas todas as tentativas de acesso do aluno, sejam elas autorizadas ou negadas. Para acessá-lo na tela do aluno, clique em “TotalPass” e após em “Histórico“.

8.1. A tela do histórico exibirá informações essenciais clicando no ícone , terá acesso ao tipo de acesso, data e horário, URL, código APIKEY, tempo de resposta, código de resposta, status de acesso, tipo de acesso, IP e JSON de envio.

Saiba mais

Para saber com o aluno TotalPass faz o agendamento de aula, clique aqui.

Para saber como cadastrar um novo cliente (Visitante), clique aqui.

Para saber como alterar dados básicos de um aluno, clique aqui.

Para saber como cadastrar uma digital, clique aqui.

Para saber como cadastrar uma facial, clique aqui.

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