Configurações da Engrenagem ADM – Guia Básico

O que é

Na guia “Básico” são apresentadas diversas configurações de parâmetros que serão utilizadas no sistema. Isso permite configurar informações básicas como: o número de dias para a renovação, o número mínimo de carências para o plano, entre outros.

Permissão necessária

É necessário ter a permissão “2.08 – Configuração do sistema” habilitada no perfil de acesso do módulo ADM.

Como acessar

1. No menu lateral do sistema localize e clique no ícone de “Engrenagem”;

1.1. Em seguida, clique em “Administrativo“.

2. Será apresentada a tela das configurações, clique na opção “Básico“, em seguida, clique em “Básico” novamente;

Máscara Matrícula (Digite Apenas Letra x): número padrão usado para configurar a quantidade máxima de clientes que o sistema aceita;

Carência Renovação: número de dias que o aluno possui para realizar a sua renovação após o vencimento de seu plano. Depois desse período, caso o aluno não tenha realizado a renovação, se torna Inativo Vencido. Não será possível colocar mais que 28 dias na opção Carência Renovação, pois assim o aluno corre o risco de ficar fora das estatísticas do mês, perdendo assim o contato com o aluno. Portanto, é necessário que seja validado a quantidade máxima de dias na opção Carência Renovação como sendo no máximo 28 dias.
Para isso, é necessário que seja feita esta validação tanto no cadastro da empresa, na aba configurações gerais, quanto nas configurações da engrenagem (lembrando que o sistema considera as configurações da empresa, caso tenha preenchido, se não irá considerar as configurações da engrenagem);

Número de Dias A Vencer Renovação: número de dias considerados para um cliente se tornar ativo a vencer, ou seja, que esteja próximo da data final do seu contrato;

Número Mínimo de Dias para Cada Solicitação de Férias: determine um número mínimo de dias, para que o aluno retire suas férias. Caso o aluno queira solicitar um período de férias inferior à quantidade de dias informados neste campo, o sistema não irá permitir (desde que esteja configurado dentro do cadastro do plano, a quantidade de dias permitidos para retirada de férias, antes da venda do plano);

Número Máx.de Dias para Gerar um Mês Pró-Rata a Mais: número máximo de dias que será considerado para gerar um mês a mais de pró-rata;

Dia de Vencimento do Personal Trainer: informe o dia para que seja considerado como data de vencimento da taxa dos personais (Se informar uma data no perfil do colaborador, esta configuração será desconsiderada). Deve ser levado em consideração:

Quando a taxa do personal é lançada antes do vencimento estabelecido na “engrenagem do sistema”, o sistema sempre lança o vencimento com a data informada no sistema;

Quando a taxa do personal é lançada após o vencimento estabelecido no sistema, por exemplo, dia 5, o sistema sempre lança o vencimento para 3 dias após o lançamento da taxa.

Definir a idade mínima para cadastro: utilize este campo para definir uma idade específica, garantindo que apenas clientes acima dessa idade possam se cadastrar como alunos no sistema. Se tiver 0 (zero) não haverá validação de idade;
Observação: esta configuração também bloqueia a compra de planos no Vendas Online para alunos que tenham idade inferior à definida nesse campo.

Quantidade de Dias após o lançamento para o Contrato ser Estornado Automaticamente (0 = desabilitado): quando um aluno adquirir um plano, o sistema vai verificar se dá data de lançamento do contrato até o número de dias configurado nesse campo não tiver nenhuma parcela paga, então o sistema estorna automaticamente esse plano. Se tiver uma parcela paga, o contrato não é estornado;

Quantidade de Dias após o vencimento da primeira parcela do contrato, Estornar Automaticamente (0 = desabilitado): quando um aluno adquirir um plano, o sistema vai verificar se dá data de vencimento da primeira parcela até o número de dias configurado nesse campo e não tiver a primeira parcela paga, então o sistema estorna automaticamente esse plano. Se tiver a primeira parcela paga o contrato não será estornado automaticamente;

Quantidade de Dias após o vencimento da primeira parcela do contrato com origem VENDAS 2.0 (Vendas Online) para Estornar Automaticamente (0 = desabilitado): quando um aluno adquirir um plano pelo VENDAS 2.0 (Vendas Online), o sistema vai verificar se dá data de vencimento da primeira parcela até o número de dias configurado nesse campo e não tiver a primeira parcela paga, então o sistema estorna automaticamente esse plano. Se tiver a primeira parcela paga o contrato não será estornado automaticamente;

Permitir enviar SMS automático aos colaboradores: se esta opção estiver marcada o recurso de enviar SMS automático aos colaboradores vinculados ao cliente que está passando na catraca estará ativo. Lembrando que é necessário ter pacote de SMS adquirido juntamente com o Comercial da Pacto;

Observação: Para o colaborador receber a mensagem o cliente deve estar dentro das seguintes condições:

Cliente com risco 6, 7 ou 8.

Cliente com vencimento do contrato a vencer há 15 dias ou menos, ou mesmo estando vencido.

Cliente com classificação com opção de envio de SMS marcado.

Se uma destas opções for verdadeira então o sistema enviará SMS ao(s) colaborador(es) caso o(s) mesmo(s) tenham telefone celular cadastrado.
Exemplo: faltando 15 dias para o vencimento do contrato, o aluno será considerado como ativo a vencer a renovação.

Permitir que a venda avulsa inclua o Produto Automaticamente: com essa opção marcada, ao selecionar um produto na consulta da venda avulsa. Para receber basta clicar em Receber ou teclar Ctrl+R;

Usar configuração SESC: ative esta configuração apenas se sua academia pertencer à rede SESC. Ao habilitar esta configuração, é possível integrar nosso sistema com o sistema do SESC;

Usar configuração SESI – CE: ative esta configuração apenas se sua academia pertencer à rede SESI – CE. Ao habilitar esta configuração, campos adicionais serão exibidos no cadastro de dados pessoais do cliente, incluindo informações como Necessidades Especiais, Data de validade do cadastro, Empresa e Status da matrícula. Além disso, o campo “XNUMPRO” será adicionado ao contrato do aluno;

Usar API de integração SESC – GO: ative esta configuração apenas se sua academia pertencer à rede SESC. Ao habilitar essa configuração, será possível importar os dados do cliente do sistema SCA para a Pacto;

Autenticação API Sesc-GO – Usuário: digite o usuário do sistema sca;

Autenticação API Sesc-GO – Senha: digite a senha do sistema sca.

Migrar parcelas e contratos recorrentes ao transferir aluno de unidade: configuração criada para que o aluno seja transferido de unidade de forma inteligente onde suas parcelas e o contrato irá ser transferido para a nova unidade desejada juntamente com o cadastro do mesmo. Basicamente o aluno passa a ter vínculo com a nova unidade em que foi transferido. Ao transferir um aluno entre empresa, o contrato será cancelado na empresa de origem e um novo contrato com a mesma vigência final será gerado na empresa de destino. Essa operação se aplica somente a contratos com regime de recorrência;

Utilizar recurso para tipo de planos: esta opção estando habilitada, um campo chamado “Tipo” será habilitado no cadastro de plano como obrigatório a ser preenchido. Neste campo ” Tipo” podem ser selecionados os tipos cadastrados no recurso chamado “Tipo de plano“, ou seja, existe um cadastro de tipo de plano. O cadastro de tipo de plano contém parametrizações de configurações fiscais e financeiras que são utilizadas ao gerar as parcelas do contrato na integração com Protheus. Só utilize esta configuração se possuir integração com Protheus;

Verificar usuários inativos ao logar: esta opção estando habilitada, ao logar no sistema, será apresentado uma tela com os usuários inativos;

Verificar planos inativos ao logar: esta opção estando habilitada, ao logar no sistema, será apresentado uma tela com os planos que ficarão inativos no próximo mês;
Exemplo: estou no mês de março e tenho dois planos que vão ficar inativos no mês de abril. Esses dois planos serão apresentados num pop-up assim que o usuário acessar o módulo ADM.

Permitir o lançamento de contratos com planos iguais desconsiderando os 30 minutos: com esta opção marcada, ao tentar lançar o mesmo plano novamente para o aluno, o sistema não irá barrar os 30 minutos de espera, ou seja, ele permitirá lançar o plano, mesmo não se passando os 30 minutos;

Propagar assinatura digital na renovação de contrato: ao marcar esta configuração, caso o aluno tenha um contrato já assinado, essa assinatura será replicada nas renovações de contrato;
Exemplo: O aluno contrata um plano (sendo renovado e cobrado automaticamente) e assina o contrato digitalmente, quando esse contrato renovar automaticamente, não há a necessidade do aluno ir até a academia e assinar o novo contrato.

Manter contrato assinado na renovação automática: ao marcar esta configuração, se o aluno tiver um contrato já assinado, essa assinatura será replicada nas renovações de contrato. O modelo do contrato renovado não será alterado, permanecendo o contrato renovado exatamente igual ao principal de matrícula/rematrícula;
Exemplo: ao assinar um plano que é renovado e cobrado automaticamente, o aluno assina o contrato digitalmente. Quando o contrato for renovado automaticamente, as informações do contrato, como assinatura, vigência, valor, dentre outras, não serão alteradas.

Termo de responsabilidade visitante: ao marcar esta configuração, é possível configurar um termo para que os clientes visitantes assinem digitalmente concordando com os limites inerentes ao uso de um produto ou serviço fornecido pela empresa, bem como a maneira de utilização;

Termo de responsabilidade Ex-aluno e Visitante: ao marcar esta configuração, é possível configurar um termo para que os clientes visitantes e ex-alunos assinem digitalmente concordando com os limites inerentes ao uso de um produto ou serviço fornecido pela empresa, bem como a maneira de utilização;

Permitir lançar férias para plano recorrente: ao marcar esta configuração, os planos do tipo recorrência terão a possibilidade de configurar período de férias;

Permite estornar contrato até 30 minutos após o lançamento, mesmo sem a permissão ‘4.13 – Estorno do Contrato’ habilitada: ao habilitar essa configuração, o usuário poderá realizar o estorno de contratos dentro de 30 minutos após o lançamento, mesmo que não tenha a permissão específica para estorno. Após esse período, o sistema não permitirá mais o estorno do contrato.

3. Caso realize qualquer alteração nas configurações desta tela, clique em “Gravar“, antes de fechar a tela.

Saiba mais

Para saber mais sobre o termo de responsabilidade visitante, clique aqui.

Para saber mais sobre a carência renovação, clique aqui.

Para saber mais sobre o pró-rata, clique aqui.

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