Como configurar fila de espera para turmas

O que é

O recurso de Fila de Espera para Turmas foi desenvolvido para atender às necessidades de proprietários de escolas de natação, lutas e outros negócios fitness que operam com turmas de vagas limitadas.

Essa funcionalidade otimiza a gestão de turmas fechadas, garantindo que novos alunos interessados não sejam perdidos. O sistema organiza a demanda na fila, permitindo que os gestores acompanhem os interessados, entrem em contato e convertam leads em clientes pagantes. Assim que uma vaga é liberada, os alunos na fila têm a oportunidade de adquirir um plano e ingressar na turma.

Com essa solução, a ocupação das turmas é maximizada, a comunicação com os interessados fica mais simples, e o processo de venda se torna mais ágil. Além de aumentar a receita, o recurso proporciona uma experiência organizada e positiva para os novos alunos.

Esse recurso também permite visualizar os alunos na “Meta Diária” do CRM, facilitando o contato ativo e a comunicação sobre vagas disponíveis. Assim, é possível otimizar o preenchimento das turmas e manter o relacionamento com os alunos.

Observação: esta funcionalidade também está disponível para aulas coletivas. Para saber mais clique aqui.

Informações Importantes:

A turma deve atingir sua capacidade total antes de permitir incluir na fila de espera.

É necessário ativar a opção para bloquear matrículas que excedam o limite da capacidade da turma.

Para liberar a vaga na turma, o aluno precisa estar inativo ou ter o contrato cancelado.
Se o aluno estiver ativo hoje e se tornar inativo amanhã, o sistema gerará a meta da fase da Fila de Espera amanhã.
Quando o aluno cancela o contrato hoje, a meta será gerada no dia seguinte, pois a meta do dia já foi processada antes do cancelamento.

Para que um aluno da fila de espera seja incluído na turma, é necessário que ele compre um plano que inclua a turma da qual ele está aguardando vaga.

Quando um aluno compra um plano, ele é automaticamente removido da fila de espera.

Ao ser incluído na fila de espera, o aluno será mostrado nas turmas do dia e horário escolhido.
Por exemplo: se ele escolher a fila de espera para segunda-feira às 11h, ele aparecerá em todas as segundas-feiras às 11h na fila de espera.

Permissão necessária

É necessário ter as permissões “1.02 – Perfis de acessos”, “10.05 – Ordenar fila de espera turma“, “10.11 – Fila de espera turma“, “7.06 – Configuração de sistema do CRM” e “7.21 – Visualizar metas“ habilitadas no perfil de acesso do módulo ADM.

Como fazer

Habilitando permissões

Primeiro é necessário habilitar duas permissões para o perfil de acesso dos usuários que irão realizar as operações deste recurso.

1. Na lupa de busca, pesquise por “Perfil de Acesso (ADM)”;

2. Clique no perfil de acesso que deseja liberar a permissão;

3. No campo “Pesquisar as Permissões”, pesquise por “Fila de espera turma” e “Ordenar fila de espera turma“;

4. Clique sobre o módulo a qual se refere o código ou o recurso digitado, para que o sistema apresente as permissões;

5. Em seguida, ao apresentar as permissões habilite o checkbox apresentado na permissão e clique em “Gravar“.

Atenção: após habilitar as permissões é necessário que todos os usuários que tenham esse perfil saiam do sistema e entrem novamente, para validar as permissões.

Configurando responsável pela fase da Meta Diária

O segundo passo é configurar os tipo de colaboradores que irão visualizar os clientes da fila de espera na Meta Diária.

1. Acesse o módulo CRM e clique na “Engrenagem”;

1.1. Em seguida são apresentadas as configurações separadas por módulo. Clique em “CRM“.

2. Logo já é apresentada a tela das configurações do CRM. Clique na guia “Responsáveis pelas Fases“;

3. Logo, localize a fase “Fila de espera turma” e no campo “Tipo de Colaborador” selecione o tipo desejado para que seja responsável pela fase. Após clique no ícone para incluir;

4. Após realizar as configurações clique em “Gravar“.

Configurando a Turma para fila de espera

Neste terceiro passo é necessário verificar se a turma está cadastrada e habilitar a configuração para que a fila de espera da turma funcione corretamente.

1. Acesse o módulo Agenda e no menu clique em “Cadastros“;

2. Em seguida, clique em “Configurar Turmas“;

3. Será apresentada a tela com todas as turmas cadastradas no sistema. Clique sobre a turma desejada;

Observação: para saber como cadastrar a turma, clique aqui.

4. Clique na guia “Adicionais” e habilite a configuração “Bloquear matrículas acima do limite“. Após clique em “Salvar alterações“.

Incluindo aluno na fila de espera

Agora é o momento de realizar a inclusão dos alunos na fila de espera da turma.

1. No menu do módulo Agenda, clique na opção “Agenda de aulas“;

2. Na agenda, encontre a turma que deseja incluir os alunos na fila de espera. Você pode clicar em “Adicionar na fila de espera” ou clicar sobre turma para acessar a tela com os detalhes da turma;

Observação: utilize os filtros para facilitar na busca.

3. Ao acessar os detalhes da turma no bloco “Alunos na fila de espera” clique em “Adicionar na fila de espera“;

4. Você pode adicionar visitantes ou alunos cadastrados na empresa;

4.1. No campo “Nome do aluno” pesquise pelo aluno, que já possui cadastro no sistema, para incluir na fila de espera. Ao selecionar clique em “Adicionar na fila de espera“;

4.2. Ou pode incluir um visitante que não possui cadastro clicando em “Cadastrar aluno“. Informe os dados e clique em “Adicionar na fila de espera“.

5. Feito isso o sistema apresenta a mensagem “Aluno acrescentado na fila de espera!“. Assim que algum aluno que já está na turma desmarcar, ele será incluído na turma;

6. Por fim, você já consegue ver todos os alunos que estão na fila de espera.

6.1. Se quiser pode mudar a ordem dos alunos na fila de espera, informando a posição deseja na coluna “Posição Na Fila“;

6.2. Pode remover algum aluno da fila de espera clicando no ícone .

Visualizando aluno na fase Receptivo da Meta Diária

Neste passo pode visualizar todos os receptivos que foram incluídos pela fila de espera através da Meta Diária.

1. No menu lateral esquerdo do módulo CRM, clique em “Meta Diária“;

2. Serão apresentadas as fases separadas, de acordo com o definido nas configurações do CRM. Localize e clique sobre a fase “Receptivo“;
Observação: a ordenação das metas podem estar diferente, por conta da configuração na engrenagem do CRM.

3. Logo será apresentado o aluno cadastrado pela fila de espera.

Visualizando aluno na fase Fila de espera da Meta Diária

Por último pode visualizar na Meta Diária os alunos na fase “Fila de espera turma“, onde só serão apresentados os alunos que foram incluídos na turma após algum aluno desmarcar, que ainda não tenham comprado nenhum plano e que não tenham lançada nenhuma objeção.

Atenção: os alunos serão apresentados somente no dia seguinte da desmarcação da turma.

1. No menu lateral esquerdo do módulo CRM, clique em “Meta Diária“;

2. Clique sobre a fase “Fila de espera turma“;

3. Localize e clique sobre o aluno incluído na fila de espera para realizar o contato.

Saiba mais

Para saber mais sobre as Fases da Meta Diária, clique aqui.

Para saber como configurar a fila de espera para aula coletiva, clique aqui.

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